tomedo® Umstellung: Was Arztpraxen wirklich wissen müssen

Von Michael Heger | Geschäftsführer heger.IT GmbH | tomedo® Premium-Partner seit 2014

Sie denken über einen Wechsel zu tomedo® nach oder haben sich bereits entschieden? Dann stellen Sie sich vermutlich viele Fragen: Wie lange dauert das? Was muss ich vorbereiten? Läuft der Praxisbetrieb weiter? Und was passiert mit meinen Patientendaten?

Wir installieren tomedo® seit 2014, von der Einzelpraxis bis zum MVZ mit 20 Standorten. In diesem Artikel teile ich unsere Erfahrungen aus hunderten Installationen und erkläre Schritt für Schritt, wie eine tomedo®-Umstellung wirklich abläuft.

Auf einen Blick: So läuft eine tomedo®-Umstellung ab

Die Umstellung auf tomedo® ist kein Wochenendprojekt, das man nebenbei erledigt. Es ist ein strukturierter Prozess, der, richtig geplant, komplett stressfrei ablaufen kann. Bei heger.IT arbeiten wir mit einem 12-Phasen-Modell, das wir über Jahre aus der Praxis entwickelt haben.

Die gute Nachricht: Sie müssen sich um die meisten dieser Phasen nicht selbst kümmern. Das ist unser Job. Aber es hilft zu verstehen, was im Hintergrund passiert.

Der Zeitplan im Überblick

Phase 1: Bevor es losgeht, die Bedarfsanalyse

Bevor wir auch nur einen Rechner bestellen, müssen wir Ihre Praxis verstehen. Das klingt selbstverständlich, wird aber von vielen IT-Dienstleistern übersprungen, mit teuren Folgen.

Was wir im Erstgespräch klären

• Praxisgröße und Fachrichtung: Eine Hausarztpraxis hat andere Anforderungen als eine radiologische Gemeinschaftspraxis.
• Anzahl der Arbeitsplätze: Bestimmt die Server-Dimensionierung und Lizenzkosten.
• Vorhandene Medizingeräte: EKG, Ultraschall, Spirometrie, DICOM-Geräte, alles, was angebunden werden muss, wird dokumentiert.
• Aktuelle Software: Von welchem System wechseln Sie? Das bestimmt den Aufwand für die Datenübernahme.
• Netzwerk-Situation: Gibt es strukturierte Verkabelung (Cat6/7) in allen Räumen oder nur WLAN?
• Besondere Anforderungen: Mehrere Standorte, Homeoffice-Zugriff oder spezielle Module wie DMP, HzV oder Arbeitsmedizin.

Aus Erfahrung: Die häufigsten Probleme bei tomedo®-Installationen entstehen nicht durch die Software, sondern durch unzureichende Netzwerk-Infrastruktur. Ein stabiles LAN ist die Grundvoraussetzung, WLAN allein reicht für eine Arztpraxis nicht aus.

Phase 2: Hardware, was Sie wirklich brauchen

Der Server

tomedo® läuft auf Apple-Hardware. Der Server ist typischerweise ein Mac mini oder Mac Studio mit ausreichend RAM und SSD-Speicher. Bei größeren Praxen oder MVZs setzen wir auch Linux-Server ein, die mehrere tomedo®-Instanzen parallel betreiben können.

Wichtig zu wissen:

• SSD-Performance ist wichtiger als CPU-Leistung. Eine schnelle SSD macht den Unterschied zwischen „tomedo® fliegt“ und „es ruckelt“.
• RAM-Engpässe sind die häufigste Ursache für ein gefühlt langsames tomedo®, lieber zu viel als zu wenig.
• PostgreSQL ist die Datenbank hinter tomedo® und muss korrekt konfiguriert werden.

Die Arbeitsplätze

An den Arbeitsplätzen kommen iMacs oder Mac minis mit externem Monitor zum Einsatz. Wir liefern alles vorkonfiguriert, der Rechner kommt an, wird angeschlossen und läuft.

iPads für die mobile Dokumentation

Immer mehr Praxen nutzen iPads für die Patientenaufnahme, Formulare und die mobile Dokumentation im Behandlungsraum. tomedo® unterstützt iPads nativ, die App ist vollständig integriert.

Vorlaufzeiten beachten

Planen Sie bei Apple-Hardware eine Vorlaufzeit von mindestens 6–10 Wochen ein. Bei Sonderausstattungen oder Engpässen kann es länger dauern. Deshalb starten wir die Hardwareplanung frühzeitig.

Phase 3: Netzwerk, die unterschätzte Grundlage

In über der Hälfte unserer Installationen stellen wir fest, dass die Netzwerk-Infrastruktur nachgebessert werden muss. Das ist kein Vorwurf, in den meisten Praxen wurde das Netzwerk irgendwann einmal eingerichtet und danach nie wieder angefasst.

Was wir prüfen

• LAN in allen Räumen: Kabelverbindung (Cat6 oder besser) für jeden Arbeitsplatz.
• Switche und Patchpanel: Professionelle Netzwerktechnik statt Consumer-Router.
• Eigenes IP-Konzept: Viele Praxen nutzen den Standard-Bereich der Fritz!Box (192.168.178.x), für eine professionelle Installation empfehlen wir ein eigenes IP-Konzept.
• USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung): Schützt Server und TI-Konnektor bei Stromausfällen.
• Internetzugang: Ausreichende Bandbreite für Cloud-Backup, Updates und Videosprechstunde.

Praxis-Tipp: Falls Ihre Praxis umzieht oder renoviert wird, ist das der ideale Zeitpunkt für eine tomedo®-Installation. Dann können Netzwerk und IT in einem Rutsch professionell eingerichtet werden.

Phase 4: Die Datenübernahme, Ihre Patientendaten ziehen mit um

Die Datenkonvertierung, kurz DKV, ist der Moment, vor dem viele Praxen die größte Sorge haben. Verständlich, es geht um Jahre an Patientendaten, Befunden, Dokumenten und Abrechnungsinformationen.

Wie die DKV funktioniert

1. Export aus dem Altsystem: Ihre bisherige Praxissoftware exportiert die Daten in einem standardisierten Format.
2. Konvertierung: Die Daten werden in das tomedo®-Format überführt.
3. Merge: Die konvertierten Daten werden mit dem bereits vorkonfigurierten tomedo®-Server zusammengeführt, Ihre Einstellungen bleiben erhalten, die Altdaten kommen dazu.
4. Qualitätsprüfung: Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, ob alle Daten korrekt übernommen wurden.

Was übernommen wird

• Patientenstammdaten
• Diagnosen und Befunde
• Laborwerte
• Dokumente und Briefe
• Terminhistorie
• Abrechnungsdaten

Typische Stolperfallen bei der DKV

Aus unserer Erfahrung gibt es drei häufige Probleme bei der Datenübernahme:

1. Pfade zu Bild- und Dokumentenarchiven: Wenn Ihr Altsystem Bilder oder Dokumente an einem bestimmten Ort gespeichert hat, müssen diese Pfade im neuen System korrekt hinterlegt werden.
2. Benutzerrechte: Die Rechtevergabe aus dem Altsystem lässt sich nicht 1:1 übertragen, wir richten die Rechte in tomedo® neu ein.
3. Fremdmodule: Labor-Anbindungen, TI-Konfigurationen und Geräte-Integrationen müssen separat eingerichtet werden, die DKV überträgt nur die Daten, nicht die Schnittstellen.

Wichtig: Erstellen Sie vor der DKV ein vollständiges Backup Ihres aktuellen Systems. Nicht weil etwas schiefgehen wird, sondern weil es professioneller Standard ist.

Phase 5: Die Telematikinfrastruktur (TI)

Mit über 3.500 TI-Installationen bundesweit haben wir so ziemlich jedes Szenario schon gesehen. Die TI-Anbindung ist oft der Teil der Installation, der Praxen am meisten Sorgen bereitet, zu Unrecht, wenn man es richtig plant.

Was bei der TI-Umstellung passiert

• Konnektor: Bestehender Konnektor (secunet, RISE) wird in die neue Netzwerkstruktur eingebunden oder ein neuer Konnektor wird installiert.
• Kartenterminals: Stationäre und mobile Lesegeräte werden eingerichtet und mit dem Konnektor verbunden.
• Karten: SMC-B (Praxisausweis) und eHBA (elektronischer Heilberufeausweis) werden in den Terminals hinterlegt.
• eAnwendungen: eRezept, eAU, ePA, KIM (Kommunikation im Medizinwesen), alles wird in tomedo® konfiguriert und getestet.

Was Sie bereithalten sollten

• Admin-PINs und PUKs für Ihre Kartenterminals
• Zugangsdaten zum Konnektor
• Informationen zu Ihrem KIM-Anbieter
• SMC-B und eHBA Karten

Phase 6: Der Installationstag, so läuft er ab

Der eigentliche Installationstag ist für uns Routine, für Sie ein besonderer Tag. So läuft er typischerweise ab:

Morgens: Aufbau

• Unser Techniker kommt mit der vorbereiteten Hardware.
• Alte Geräte werden abgebaut, falls gewünscht.
• Netzwerkkomponenten werden installiert und konfiguriert.
• Server geht in Betrieb.
• Datenübernahme wird finalisiert.

Nachmittags: Test und Feinabstimmung

• Alle Arbeitsplätze werden angeschlossen und getestet.
• Drucker, Scanner und Medizingeräte werden eingebunden.
• TI-Anbindung wird konfiguriert und getestet.
• Druckprofile werden eingerichtet, für Rezepte, Überweisungen und Briefe.

Am Abend

Der Server läuft, alle Arbeitsplätze sind eingerichtet, die Daten sind übernommen. Ihr System ist bereit für den nächsten Tag.

Phase 7: Die Schulung, der wichtigste Tag

Aus unserer Erfahrung ist die Schulung wichtiger als die technische Installation. Die beste Software nützt nichts, wenn das Team sie nicht bedienen kann.

Was Ihre Mitarbeiter lernen

Unsere Basisschulung dauert einen vollen Tag, etwa 8 Stunden inklusive Pausen, und deckt alles ab, was Ihr Team für den Praxisalltag braucht:

Vormittag:

• Mac-Grundlagen, besonders für Windows-Umsteiger
• Patientenaufnahme und Besuchsverwaltung
• Tagesliste und Karteiführung
• Karteieinträge, Leistungsziffern und Diagnosen

Nachmittag:

• Kalender und Terminverwaltung
• Rezeptverordnung und eRezept
• Nachrichten und Aufgabenverwaltung
• Scannen, Briefschreibung, Labor
• iPad-Nutzung in der Praxis

Wichtig: Zur Schulung müssen alle Mitarbeiter anwesend sein, die später mit tomedo® arbeiten. Keine Ausnahme. Halbwissen führt zu Frust und zu Support-Anrufen, die sich vermeiden lassen.

Unser Tipp für die Go-Live-Woche

Planen Sie in der ersten Woche mit tomedo® nur etwa 50 % des normalen Patientenaufkommens ein. So hat Ihr Team genug Zeit, sich an das neue System zu gewöhnen, ohne unter Druck zu stehen. Die meisten Praxen sind nach 2–3 Wochen vollständig eingespielt.

Phase 8: Nach der Installation, wir bleiben dran

Die Installation ist nicht abgeschlossen, wenn unser Techniker die Praxis verlässt. In den ersten Wochen sind wir besonders nah dran:

• Praxisbegleitung: Am Tag nach der Schulung sind wir im Echtbetrieb dabei, als Backup für Ihr Team.
• Telefonischer Support: Unsere Techniker kennen Ihr System und können sofort helfen.
• Fernwartung: Per TeamViewer können wir Probleme direkt auf Ihrem Rechner lösen.
• Feinjustierung: Druckprofile, Aktionsketten und Kalendereinstellungen, vieles zeigt sich erst im Alltagsbetrieb.

Was kostet eine tomedo®-Umstellung?

Die Kosten hängen von der Größe Ihrer Praxis ab. Als Richtwerte:

• Installation: Unser Stundensatz liegt bei 159 €. Für eine Einzelpraxis rechnen wir mit 2 bis 3 Tagen vor Ort.
• Hardware: Abhängig von der Ausstattung, wir erstellen ein individuelles Angebot.
• Datenübernahme, TI und Schulung: Der genaue Aufwand richtet sich nach Ihrer Praxisstruktur und wird individuell kalkuliert.

Detaillierte Preisübersicht: Auf unserer Preisseite finden Sie eine Beispielkalkulation.

Häufige Fragen zur tomedo®-Umstellung

Kann ich während der Umstellung weiter arbeiten?

Ja. Der neue Server läuft parallel zum alten System. Der eigentliche Wechsel, also der Go-Live, erfolgt zu einem abgestimmten Zeitpunkt, oft am Wochenende oder nach Praxisschluss.

Funktioniert tomedo® wirklich nur auf Mac?

Ja, tomedo® ist eine native Mac-Anwendung. Das klingt zunächst nach Einschränkung, ist aber ein Vorteil: Die Software ist perfekt auf Apple-Hardware abgestimmt, läuft stabil und schnell. Viele Praxen, die von Windows wechseln, sind begeistert, auch das Praxisteam gewöhnt sich in der Regel innerhalb weniger Tage an macOS.

Was ist, wenn etwas nicht funktioniert?

Dafür haben wir unsere eigene Support-Abteilung. Werktags telefonisch oder per Ticket, echte Techniker, die Ihr System kennen. Keine Warteschleife, kein Callcenter.

Wie sicher sind meine Daten?

Datensicherheit hat bei uns höchste Priorität. Das Backup-Konzept umfasst:

• tomedo®-interne Backups
• Externe Backups (Time Machine, NAS)
• Optional: verschlüsseltes Cloud-Backup in deutschen Rechenzentren

Und die wichtigste Regel: Backups werden regelmäßig auf Wiederherstellbarkeit getestet. Das vergessen viele, wir nicht.

Fazit: Eine tomedo®-Umstellung ist kein Hexenwerk

Mit der richtigen Planung und einem erfahrenen Partner ist die Umstellung auf tomedo® ein strukturierter, planbarer Prozess. Kein Chaos, kein Datenverlust, kein wochenlanger Stillstand.

Was Sie brauchen, ist ein stabiler Zeitplan, ein gutes Netzwerk und ein Team, das sich auf die Schulung einlässt. Um den Rest kümmern wir uns.

Sie möchten wissen, wie eine Umstellung für Ihre Praxis konkret aussehen würde? Vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch, wir schauen uns Ihre Situation an und machen Ihnen ein ehrliches Angebot.

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Michael Heger ist Geschäftsführer der heger.IT GmbH und installiert tomedo® seit 2014. Vor der Gründung war er IT-Leiter in einem Krankenhaus. heger.IT hat bundesweit über 3.500 TI-Installationen durchgeführt.

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